En primer lugar, por exigencia del artículo 177-2, se debe exigir y conservar la copia del Rut de las personas naturales pertenecientes al régimen simplificado, a las que se le hayan realizado compras de bienes o servicios gravados con el impuesto a las ventas.

De no exigirse o conservarse el Rut, los costos y gastos no serán aceptados fiscalmente.

También contempla el citado artículo, que las compras que se realicen a una persona que debiendo estar en el régimen común, no lo está, tampoco serán deducibles.

Dice el artículo 7227-2:

No son aceptados como costo o gasto los siguientes pagos por concepto de operaciones gravadas con el IVA:

a. Los que se realicen a personas no inscritas en el régimen común del impuesto sobre las ventas por contratos de valor individual y superior a sesenta millones de pesos ($60.000.000) [Hoy 3.300 Uvt] en el respectivo período gravable.

b. Los realizados a personas no inscritas en el régimen común del impuesto sobre las ventas, efectuados con posterioridad al momento en que los contratos superen un valor acumulado de sesenta millones de pesos ($60.000.000) [Hoy 3.300 Uvt] en el respectivo período gravable .

c. Los realizados a personas naturales no inscritas en el régimen común, cuando no conserven copia del documento en el cual conste la inscripción del respectivo vendedor o prestador de servicios en el régimen simplificado. Se exceptúan de lo anterior las operaciones gravadas realizadas con agricultores, ganaderos y arrendadores pertenecientes al régimen simplificado, siempre que el comprador de los bienes o servicios expida el documento equivalente a la factura a que hace referencia el literal f) del artículo 437 del Estatuto Tributario.

Sin perjuicio de lo previsto en los literales a) y b) de este artículo, la obligación de exigir y conservar la constancia de inscripción del responsable del régimen simplificado en el RUT, operará a partir de la fecha que establezca el reglamento a que se refiere el artí culo 555-2.

Se observa que la obligación de exigir el Rut, no se aplica cuando las compras se realizan a los agricultores, ganaderos y arrendadores que pertenezcan al régimen simplificado.

Este artículo es aplicable únicamente tratándose de operaciones gravadas con el impuesto a las ventas, de suerte que si lo que se adquiere es un bien o un servicio que no está gravado con el impuesto a las ventas, no existe la obligación de exigir el Rut.

En todo caso, independientemente de si se obliga o no a exigir el Rut, éste debe ser solicitado a toda persona natural a la que se le hagan adquisiciones, puesto que al momento de tener que reportar información en medios magnéticos, se debe reportar información que sólo se puede conseguir de manera confiable en el Rut.

Hoy en día, por efecto de la obligación de reportar información exógena, el contribuyente tiene que tener plenamente identificados a sus proveedores, y la mejor forma de hacerlo, es mediante el Rut, por tanto, este debe ser exigido independientemente de si existe la obligación o no de hacerlo.